Profesyonel çalışma hayatında “kendi işini yapmak, kendi işinin patronu olmak” gibi tanımlar hemen her çalışanın hayallerini süsler. İş hayatının bir döneminde böyle bir girişim yaparak “kendi kanatlarıyla uçmaya” karar veren herkesin önüne atılması gereken bazı adımlar çıkacaktır. Bunlardan birincisi şirketi kurmak ise ikincisi de “ofis ayarlamak”tır.
Profesyonel çalışma hayatında “kendi işini yapmak, kendi işinin patronu olmak” gibi tanımlar hemen her çalışanın hayallerini süsler. İş hayatının bir döneminde böyle bir girişim yaparak “kendi kanatlarıyla uçmaya” karar veren herkesin önüne atılması gereken bazı adımlar çıkacaktır. Bunlardan birincisi şirketi kurmak ise ikincisi de “ofis ayarlamak”tır. Farkında olmadan da olsa bu söylenen, gerçekten doğru bir tanımdır: Ofisi ayarlamak… Çünkü günümüzde bir çalışma ortamı oluşturmak, gerçekten de “ayarlanması gereken” hassas bir konu olarak karşımıza çıkıyor.
Bu aşamada karşımıza çıkan en yaratıcı ve çağdaş çözümlerden biri “sanal ofis” kavramı. Sağladığı avantajlarıyla özellikle yeni başlayan girişimler (startup) için biçilmiş kaftan olan sanal ofislerle ilgili elbette pek çok soru da var akıllarda. İşte burada sanal ofisle ile ilgili, avantajlarından dezavantajlarına, sunduklarından fiyatlarına, yasal özelliklerinden teknik özelliklerine kadar her sorunun cevabını vermeye çalışacağız.
Önce en baştan başlayalım: Sanal ofis nedir?
Sanal ofis, aslında adından da anlaşılacağı üzere, sanal olarak size kiralanan bir işletme yeridir. Sanal ofis sahipleri yasal iş adresi, çağrı karşılama, kargo takibi gibi bütün klasik ofis imkanlarından faydalanırken istedikleri yerden çalışabilmekte özgürdürler. Bunun yanında sanal ofis kiralaması yapan firmalar isterlerse fiziksel ofis ortamında kendilerine sağlanan olanakları kullanarak da çalışabilirler.
Sanal ofis dijital dünyada ise aslında böyle bir ofis yok mu?
Hem evet hem hayır… Sanal ofis kiralayan işletmelerin geleneksel anlamdaki ofislerle kıyaslanırsa, hayır böyle bir ofisleri yok. Öte yandan sanal ofis kiracılarının işlerini sürdürürken ve yasal tüm uygulamalarda kullanabilecekleri geçerli gerçek bir ofis adresleri, sekreterya hizmetleri vardır. Bu açıdan da bakıldığında sanal ofisler gerçek birer işletme ofisi özelliği taşırlar.
Sanal ofis yasalara uygun mu?
Tamamen… Sanal ofis kiralayan işletmelerin posta adresleri, gerçek şirket adresleri olarak kayıtlara geçer. Vergi dairesine ve tüm resmi kurumlara verilebilen bu şirket adresi tamamen yasal ve geçerli bir kurumsal adrestir. Diğer bir deyişle sanal bir ofisin yasalar karşısında kiralanmış geleneksel bir ofisten hiçbir farkı yoktur.
Sanal ofis herkes için uygun mu?
Sanal ofis konsepti elbette her iş alanı için uygun olmayabilir. Özellikle faaliyetlerini bilgisayar üzerinden yürütebilen, fiziksel olarak bir ofiste bulunması gerekmeyen, birlikte iş yaptığı çözüm ortakları ve müşterilerine bir ofisin fiziksel olanaklarını sunmak zorunda olmayan herkes için sanal ofis uygun olabilir.
Mesela kimler?
İnternet odaklı çalışanlar, tasarım hizmeti verenler, mobil uygulama geliştirenler, bireysel ve kurumsal danışmanlık yapanlar, e-ticaret yapanlar, freelance hizmet verenler, tercüme yapanlar, hatta mimar, mühendis, avukat gibi profesyoneller bile sanal ofis kiralayabilirler.
Sanal ofis kiralamak kolay mı?
Hem de çok kolay… Yapmanız gereken sadece RitimOffice’e gelip gerekli kiralama anlaşmasını imzalamak. Bu aşamadan sonra artık geçerli ve yasal bir ofis adresiniz olacaktır. Şirket kurulması için gerekli olan şirket adresinin bir sanal ofis olması ve bu işlemin bu kadar kolay sonuçlanması sanal ofisin yeni kurulan girişimler tarafından tercih edilme sebepleri arasında yer alıyor.
Sanal ofisin avantajları nelerdir?
Şirket adresi olarak sanal ofis tercih etmenin avantajlarını belli başlıklar altında toplamak mümkün. Bunların hangisinin daha önemli olduğu ise tamamen kişisel tercihlere, girişimlerin yapılarına ve özel şartlara göre değişiklik göstermektedir.
- Çok daha ekonomik
Tek kişilik bile olsa şirketleşme kararı aldığınızda, geleneksel ofis kiralama yoluna gitmeniz hatırı sayılır bir maliyet kalemi olarak karşınıza çıkar. Sadece kira bedeli ile kalmayan bu maliyetin içine elbette elektrik, su, aidatlar, internet, telefon vs. giderler de dahildir. Sanal ofis bütün bunları sadece tek bir rakama indirmektedir. Üstelik de son derece makul, hiçbir geleneksel ofisin rekabet edemeyeceği kadar düşük bir rakama…
- Çalışma hayatında özgürlük
Özellikle freelance çalışanlar için özgür mesai saatleri oldukça önemli bir unsurdur. Bu tür çalışanların günlerini tamamen kendi tercihlerine göre böldükleri, bazen geceleri çalışıp gündüz saatlerini müşteri görüşmelerine, ziyaretlere vs. ayırdıkları bilinmektedir. Sanal ofis bu tür çalışanlar için kelimenin tam anlamıyla biçilmiş kaftan özelliğindedir.
- Zaman yönetiminde alabildiğine esneklik
Sanal ofis size sadece gün içinde çalışma saatleri konusunda özgürlük sağlamakla kalmaz, aynı zamanda hafta içi ya da hafta sonu gibi günler bazında da tamamen sizin esnetebileceğiniz bir çalışma takvimi yaratmanıza olanak sunar. Dilediğiniz zamanları tatil ilan edebilir, dilediğiniz tatil günlerini mesainize ayırabilirsiniz. Bu da kendinize, sevdiklerinize ya da hobilerinize daha çok zaman ayırabilmek demektir.
- Artan verimlilik
Yapılan bütün araştırmalar ve gözlemler, iş yaşamındaki verimliliğin çalışanların mutluluğu ile doğrudan ilişkili olduğunu ve bu iki kavramın birbirlerini destekleyerek artırdığını göstermektedir. Yani daha mutlu çalışanlar daha verimli, daha verimli çalışanlar ise daha mutlu olmaktadır. Sanal ofisler, çalışma şartlarını ve zamanlamalarını kişilerin özgür kararlarına bırakma ve onlara alabildiğine bağımsızlık sağlama özellikleri ile çok daha mutlu ve dolayısıyla verimli bir çalışma hayatı sunmaktadır. Diğer bir deyişle, sanal ofis kullanan özellikle yeni girişimlerin, geleneksel ofis kiralayan benzerlerine oranla çok daha başarılı ve verimli oldukları gözlenmektedir.
- İşinize katılan prestij
Yeni kurulan işletmelerin kendilerini piyasaya, potansiyel müşterilere sunma ve bunu yaparken de olabildiğince etkileyici ve prestijli bir şekilde yapma gibi bir gereklilikleri vardır. Sanal ofisler genellikle şehrin prestijli lokasyonlarında, üst düzey teknoloji ile donatılmış, lüks donanıma sahip seçkin iş merkezlerinde yer almaktadır. Bu da şirketinizin profesyonel bir görünüme dolayısıyla da belirgin bir prestije sahip olarak çalışma hayatına başlaması anlamına gelir.
- Profesyonellik ve teknoloji
Sanal ofis kiraladığınızda, şirketiniz için profesyonel bazı destek hizmetlerini de almış olursunuz. Örneğin, postalarınızın, kargolarınızın teslim alınıp sizin için saklanması, şirketinize gelen telefonların uzman resepsiyonistler tarafından cevaplanması, sizin adınıza mesajların alınıp dilediğinizde size aktarılması, ortak alanlardaki sıcak soğuk içecekleriniz, hatta ihtiyaç olduğunda müşterilerinizle yapacağınız toplantılar için çok ekonomik fiyatlarla kullanabileceğiniz teknolojik olarak donanımlı toplantı odaları gibi…
- Yepyeni fırsatlar
İster yeni kurulmuş bir girişim olsun isterse sektörde yılların deneyimine sahip olsun, her firma için yeni fırsatlar, yeni bağlantılar çok değerlidir. Bunun için de bireysel ve şirket bazında profesyonel bağlantılar kurmak için yeni insanlar tanımak ve elbette kendinizi tanıtmak önemlidir. İşte sanal ofislerde bu anlamda da yeni ve bereketli bir ortam sizi bekliyor olabilir. Sanal ofisinize gittiğinizde sizinle aynı, benzer ya da ilişkili olabilecek birçok yeni profesyonelle tanışma fırsatı bulursunuz. Belki tanışacağınız bir tasarımcı sizin web sitesi sorununuzu çözecektir, bir başkasının ihtiyacı olan uzman ise siz olabilirsiniz. Ya da tek başına altından kalkamayacağınız çok daha büyük bir projeyi gerçekleştirmek için güçlerinizi birleştirme şansı bulacaksınız. Kısacası sanal ofis kullananların çok daha fazla fırsatla dolu bir ortamda bulunacakları bir gerçek.
Sanal ofisin dezavantajı yok mu?
Her konunun olduğu gibi sanal ofis kiralamanın da eksi yönleri vardır. Bunların başında iş hacminize uyum sorunu gelir. Yani işleriniz gittikçe artıyorsa, dolayısıyla bu da sizi şirketinizi pek çok yönden büyütmeye zorluyorsa, sanal ofis sizin için artık doğru bir tercih olmayabilir. Büyüyen şirketinize proje bazlı değil de düzenli olarak çalışan almanız gerektiği durumlarda sanal ofisin size sağladığı olanaklar yetersiz kalabilir. Bunun yanı sıra envanter, belge, numune vs. gibi saklanması veya sergilenmesi gereken materyallerin söz konusu olduğu durumlarda, fiziksel olarak bir alana ihtiyaç duyabilirsiniz. Aynı şekilde işiniz, düzenli olarak müşteri, ziyaretçi kabul etmenizi, toplantılar yapmanızı gerektiriyorsa sanal ofis sizin için uygun olmayabilir.
Sanal ofis yetersiz kaldığında taşınmak zorunda mıyım?
Hiç de değil… Sanal ofisle başladığınız çalışma hayatı yolculuğunuzda, işleriniz artar, girişiminiz büyür ve sanal ofisiniz artık yetersiz kaldığında, şirket adresini değiştirmek zorunda değilsiniz. Sizin için her çapta ihtiyaca cevap verebilen hazır ofis seçenekleri sunan RitimOffice, sizin başarı yolculuğunuzda yanınızda olmaya devam edecektir.
En iyi sanal ofisi nereden kiralayabilirim?
Eğer sanal ofis kiralamakla ilgileniyorsanız, İstanbul Anadolu yakasının en prestijli iş merkezlerinden Ritim İstanbul’da kendi şirket mülkünde hizmet veren Ritim Offfice’i tercih edebilir, sanal ofis hizmetimiz ile ilgili detaylı bilgiler için bu sayfayı ziyaret ederek bizimle iletişime geçebilirsiniz.
