Sanal ofis; adres gösterme, posta yönetimi, toplantı odası kullanımı ve sekreterya hizmeti gibi ihtiyaçların tümünü geleneksel ofise nazaran çok düşük maliyetle karşılayan bir yoldur diyebiliriz.
Öncelikle sanal ofis nedir sorusunu cevaplayalım.
Özellikle start-up’lar için cazip olan sanal ofisler veya bir başka deyişle kullanıma hazır ofisler, pandeminin yaygınlaştırdığı uzaktan çalışma modeliyle birlikte çok daha geniş bir kitleye hitap etmiş oldu. Ancak her konuda olduğu gibi sanal ofislerde de kalite fiyat dengesi bir hayli önemli. Bu nedenle sanal ofis seçmeden önce hem sizin için uygun olup olmadığına hem de verilecek hizmetin detaylarına dikkat etmelisiniz. İşte sanal ofis fiyatları hakkında araştırma yaparken kendinize ve hizmet sağlayıcısına sormanız gerekenler…
1- Neden sanal ofis? Firmanız için bu doğru bir karar mı?
Tüm avantajlarına rağmen kimi işletmeler için uzaktan çalışmak pek mümkün ve verimli olmayabilir. İyi bir sanal ofis paketinde, toplantı odalarına ve günlük kullanım için ayarlanmış masa veya odalara erişim sağlanıyor ancak bu sizin ve ekibiniz için yeterli olacak mı? Çünkü bazı iş modellerinde uzaktan çalışmak verimi düşürebilir veya iş modeliniz ekip arasında sıklıkla iş birliği gerektirebilir. Ki bu iş birlikleri fiziksel de olabilir. Toplantı ihtiyacınız çok sık mı oluyor veya çalışanların kullandığı Wi-Fi sorun çıkardığı için işler mi aksıyor? Bu soruların cevabı “evet” ise sanal ofis yerine size özel alanın bulunduğu hazır ofis konsepti daha uygun olabilir.
Eğer uzaktan çalışmaya uygun bir işiniz, küçük bir ekibiniz varsa iyi bir sanal ofis planı sizi rahatlatacaktır. Örneğin, hemen her adımın dijital platformlar üzerinden gerçekleştiği bir e-ticaret girişiminiz varsa ofis maliyetini bu şekilde en alt seviyeye indirip ofis yönetiminden azade ekstra zaman kazanarak iş sürecinize daha fazla odaklanabilirsiniz. E-ticaret girişimleri için hazırladığımız bu rehber belki size yardımcı olabilir.
2- Şirketinizin imajı için konum ne kadar önemli?
Yaptığınız iş için göstereceğiniz adresin önemi nedir? Örneğin; prestijli görünmenin önemli olduğu reklam, sağlık, moda vb. gibi alanlarda iş yapıyorsanız, müşterileriniz için sanal ofis adresinizin ne anlam ifade edeceğini düşünün. Öte yandan seçilen adresin siz ve mevcut veya gelecekteki ekibiniz için uygun olup olmadığını değerlendirin. Kolay ulaşılabilirlik hem onlar hem de müşterileriniz için önemliyse sanal ofis fiyatlarını masaya yatırırken bu kriteri göz önünde bulundurun. Çünkü fiyatı daha cazip ama konumu zorlu bir yer, Dimyat’a pirince giderken evdeki bulgurdan olmanıza neden olabilir.
3.Sanal ofis sağlayıcısının yerleşik olduğundan emin olun
Sanal bir ofise geçmenizle birlikte vergi dairesinden Ticaret Odası’na kadar hemen tüm resmi kurumlarda adresiniz değişecek, kartvizitlerinizden web sitesine kadar birçok yerde adres güncellemesi yapılacak. Dolayısıyla istediğiniz son şey, sağlayıcının kapanması / taşınması ve adresinizi yeni bir konumda göstermek zorunda kalmanızdır. Tüm pazarlama araçlarını yeniden değiştireceğiniz için getireceği ekstra maliyet de cabası!
Bu nedenle sağlayıcınızın uzun vadede faaliyette olacağını, mülkün kendisine ait olup olmadığını öğrenmek şart. Ayrıca ne kadar süredir çalıştıklarını, eğe mülk kiralıksa kaç yıllık kontrat yapıldığını mutlaka öğrenin.
Sanal ofis fiyatlarını değerlendirirken hizmetleri dahilinde kalite fiyat dengesine bakın.
4.Alacağınız hizmetler sizin için yeterli mi?
Sanal ofisin adres gösterme dışında hangi hizmetleri verdiğinden ve tüm ofis gereksinimlerinizin karşılandığından emin olun. Bu ne demek? Diyelim ki işiniz ileride genişlemeye müsait ve gelecekte ekibinizin sayısını artırabilirsiniz. Bu durumda bir posta sistemi, telefon hizmeti, toplantı odaları, ortak çalışma alanı veya kiralık ortak ofis alanı konusunda size bu genişlemede yeterince hizmet verebilecek mi? Şu anda yakın zamanda büyümeyi öngörmeseniz bile iş hayatında dengeler hızlı gelişebilir ve bir anda genişleme ihtiyacınız doğabilir. Bu yüzden şirketinizin altı ayda veya bir yılda hatta beş yıl sonra neye ihtiyaç duyabileceğini düşünün. Şu anda sanal bir resepsiyon görevlisine ihtiyacınız olmayabilir ancak işiniz büyüdükçe bu birincil ihtiyacınıza dönüşebilir.
İşleri büyütürken bir de genişleme sorunuyla boğuşmayı istemezsiniz değil mi? Dolayısıyla bu olasılığı baştan garantiye almak, zamanı geldiğinde sizi zaman ve enerji kaybından kurtaracaktır.
Öte yandan hizmetlerin tüm detaylarını sormayı da ihmal etmeyin. Mesela toplantı odası kullanım hakkınız nedir? Bunun aşılması durumunda saatlik veya günlük nasıl bir ekstra fatura çıkar? Toplantı sırasında ikram var mı, ekstra olması durumunda nasıl ücretlendirilir? Ortak kullanım alanlarında çalışma veya misafir ağırlama sınırı var mı? Telefon karşılamada ekstra gün veya saat talebiniz olursa nasıl bir yol izleniyor? Bunlar gibi pek çok detay mevcut, ileride astarın yüzünü geçmemesi için olabildiğince sorup öğrenmeye çalışın.
5.Komşularınız kimler olacak?
“Ev alma, komşu al” atasözünün belki de iş hayatında en geçerli olduğu alanlardan biri sanal ofisler! Dahil olmayı düşündüğünüz sanal ofisin fiziksel görünümü, fotoğrafları, tabelası vs. harika görünebilir. Ancak buranın kalitesi hakkında fikir verecek bir şey daha varsa o da hangi işletmelerin burayı tercih ettiğidir. Sanal ofis sağlayıcısının güvenilirliği ve kalitesi, bir anlamda onu tercih edenlerden de anlaşılır. Ne iş yaptığı belirsiz, şaibeli ve hatta belki usulsüz işler yapan şirketlerle aynı çatı altında olmanın size nasıl değer kaybettireceğini bir düşünün. Aynı şekilde başarısı kanıtlanmış, yaratıcı ve güvenilir işler yapan işletmelerle komşu olmak da sizi hem sinerji hem de imaj anlamında bir o kadar yükseltecektir.
Sanal ofis fiyatlarını etkileyen faktörlerden biri de adresin şehirdeki konumudur. Prestijli ve ulaşımı kolay bir adresin fiyatı sapa bir yerden daha fazla olacaktır.
6.Fiyatıdeğerlendirirken sanal ofis firmasına bunları mutlaka sorun
Sanal ofis tutarken kötü sürprizler yaşamamak için hizmeti alıp değerlendirmeyi beklemeyin. Çünkü sanal ofis karpuz almak gibi değildir, onu kullanmadan önce de kalitesine dair fikir sahibi olmanız mümkün. Bunun için de aşağıdaki soruları sormaktan çekinmeyin ve fiyatları ucuzluğuna göre değil bu cevaplara göre değerlendirin.
- Sağlayıcı ne zamandır iş yapıyor? Referansları neler?
- Kaç müşterisi var? Ne kadar süredir oradalar? Sirkülasyon sıklığı nedir?
- Bir posta geldiğinde nerede muhafaza ediliyor? Teslim alındıktan sonra sorumluluk alıyorlar mı?
- Kaç kişi görevli? Telefonları karşılayanla postaları alan aynı kişi mi?
- Sekreterlik hizmetinin kapsamı ne? Anında bilgilendirme oluyor mu? Süreç nasıl yönetiliyor?
- Müşterilerin gizliliğini nasıl sağlanıyor?
- Anlaşmazlıklar nasıl yönetiliyor?
- Misafirler nasıl ağırlanıyor? Siz kapıya gidene kadar bekletiliyor mu yoksa bekleme salonuna mı alınıyor?
- Otoparkı var mı? Ücrete dahil mi? Misafir hakkınız bulunuyor mu?
SÖZLEŞMEDE NELER YER ALIYOR?
Her şeyden önce sanal ofis işletmesi için gerekli tüm yasal koşullara ve sertifikalara sahip olduğundan emin olun. Ardından yukarıdaki tüm adımları sağlıklı bir şekilde değerlendirip fiyat kalite dengesine göre bir karar verdiniz diyelim. İmzayı atmadan önce sözleşme koşullarını dikkatlice okuyun. Örneğin, sözleşmenin süresinin ne kadar olduğunu ve otomatik yenileme olup olmadığına bakın. Eğer öyleyse bu yaklaşan tarihler için hatırlatıcınızı kurun. Öte yandan konuşup sanal ofis paketine dahil ettiğiniz tüm hizmetlerin eksiksiz yer aldığından emin olun. Örneğin, posta yönlendirme için ekstra ödeme yapmanız gerekiyor mu? Toplantı odası kullanım hakkını aşarsanız her kullanım için nasıl bir fiyatlandırma var ve belli bir sayıya ulaşırsa indirim oluyor mu?
PROFESYONELLER İÇİN İPUCU: Düşük giriş maliyetleri sizi yanıltmasın. Kimi sanal ofisler, başlangıç paketlerini çok ucuz tutup ek hizmetleri gereğinden fazla maliyetlendirebiliyor ve hatta sizi bunlara ihtiyacınız olduğuna ikna edebiliyor.
